Checklist par EDH

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Check-In Procedure
Checklist par EDH
Vous pouvez renouveler votre contrat CERN utilisateur ou UPAS (associé non rémunéré par le CERN) ou changer votre pourcentage de présence au CERN, par EDH, en complétant une Checklist (UCL). Ce système est utilisé pour vérifier/mettre à jour les informations qui se trouvent dans la base de données CERN et demander des autorisations de signatures. Le document est transmis au Team Leader ou député Team Leader (DTL) (ou CERN Group Leader pour UPAS) pour approbation, puis au Users' Office pour approbation finale. Vous avez besoin de votre login et mot de passe NICE et mot de passe d’autorisation EDH (différent de NICE) Si vous ne vous rappelez pas ces mots de passe ou ne les avez pas encore, veuillez contacter :
Computing Help Desk Helpdesk@cern.ch Telephone +41 22 767 8888
Pour demander la prolongation de votre contrat par UCL, cliquer sur :
https://edh.cern.ch/Document/UserCheckList/ (Pas plus de 4 semaines avant la fin de votre contrat pour une demande d'extension !!!)
ATTENTION: Seulement avec les dernières versions de Firefox, Internet Explorer ou Safari !!!
1.	Remplissez entièrement le document - notez que la touche SAVE vous permet de sauver le document et de le compléter plus tard en reouvrant le document (ne commencez pas un nouveau document si vous l'avez sauvé et pas envoyé).
2.	En tant qu'utilisateur, choisissez le mode de signature pour approbation par votre Team Leader (TL) ou député Team Leader (DTL), puis signez le document à l’aide de votre mot de passe d’autorisation EDH.
	Si vous avez choisi :
	Signature par EDH :
	a)	Le document sera alors envoyé à votre Team Leader (TL) ou à votre député Team Leader (DTL) pour signature, selon votre choix que vous avez fait.**
	b)	Une fois que le TL ou le DTL aura signé le document, celui-ci sera transferé au bureau des utilisateurs (Users’ Office). Si tout est complet, le document sera signé par le bureau des utilisateurs et vous serez informé de la nouvelle date de fin de votre contrat.
	Dans la plupart des cas le renouvellement de votre contrat CERN pourra être fait sans passer par le bureau des utilisateurs, cependant, si des pièces justificatives sont nécessaires et n’ont pas pu être attachées ou si vous devez prolonger des documents des Pays Hôtes, vous devrez, pour que votre contrat soit prolongé, les apporter au bureau des utilisateurs.
	Signature manuelle lorsque le TL ou les DTL n'ont pas de compte EDH :
	a)	Signez-le document à l’aide de votre mot de passe d’autorisation EDH
	b)	Imprimez le document
	c)	Demander à votre TL ou DTL de signer la copie imprimée**
	d)	Apportez la copie signée au Users’ Office, afin de faire prolonger votre contrat
3.	Pour les UPAS les document est automatiquement transféré au Group Leader pour signature.
4.	Lorsque le document est complété, vous devez cliquer sur Envoyer pour le transférer pour approbation
	Lorsque vous cliquez sur Envoyer, une fenetre pop-up va vous demander votre mot de passe. S'il n'est pas visible :
	a)	Vous avez bloqué les pop-ups de votre 'browser'
	b)	Vous n'utilisez pas le bon 'browser'
	Pour revoir le statut du document, utilisez le numéro du document qui vous a été attribué.
	** Nota bene : Les Team Leaders et députés Team Leaders qui n'ont pas été nommés officiellement par leur Institut n'apparaîtront pas et ne pourront pas signer. Si aucun nom n'apparaît, vous ne pourrez pas renouveler votre contract jusqu'à ce que votre Institut nomme un Team Leader.
Que se passe-t-il avec le document UCL lorsque vous l'avez envoyé ?
Pour un utilisateur :
	Le document est transmis, pour approbation, au Team Leader ou député Team Leader (DTL) (ou CERN Group Leader pour UPAS) Lorsque le document est signé, il est transmis au Users' Office Si tous le documents nécessaires sont attachés au UCL, le Users' Office va l'accepter, prolonger le contrat CERN et vous informer par e-mail. S'il manque des documents, le UCL est bloquéet vous vous serez informé par mail, des documents manquants.
Pour un Upas (associé non rémunéré par le CERN)
	Le document est transmis, pour approbation, au CERN Group Leader ou député Group Leader Lorsque le document est signé il est transmis au Secrétariat de Département (DAO) pour signature Lorsque la DAO a signé il est envoyé au Users'Office. Si tous le documents nécessaires sont attachés au UCL, le Users' Office va l'accepter, prolonger le contrat CERN et vous informer par e-mail. S'il manque des documents, le UCL est bloqué et vous vous serez informé par mail, des documents manquants.
A noter : Si les GL/DGL/TL/DTL ne signent pas, la demande est automatiquement retransferé au remplaçant au bout de 3 jours. Sil n'y-a pas de remplaçant , la demande reste en attente chez eux jusqu'à ce qu'il soit signé. Si vous n'avez pas reçu de mail du Users' Office concernant votre document, veuillez vérifier le statut en utilisant le No. attribué lors de votre demande. Vraisemblablement le document est en attente de signature des GL/DGL/TL/DTL.
User Check List Guide de référence rapide : http://cern.ch/ais/apps/edh/pdfdocs/QRG_userchecklist_French.pdf

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02.04.12 - P.P